Basic HTML Version
7
Non dimenticare
Il modulo e il quadro prenotazioni
Dopo che il cliente ha confermato la prenotazione sulla base delle condizioni proposte dall’azienda
ricettiva, l’addetto al front office effettua la registrazione dei dati: sul modulo per le prenotazioni,
raccoglie i dati del cliente e i termini del contratto tra azienda e cliente; sul quadro prenotazioni,
il tempo di soggiorno e la camera occupata.
Il modulo per le prenotazioni
, pur facente parte della modulistica non obbligatoria risulta indi-
spensabile per gli operatori del settore i quali possono visualizzare velocemente i termini dell’ac-
cordo specialmente in caso di contestazioni. Ciascun albergatore si crea il modello che, per for-
ma, colori, dimensioni si adatta meglio alle proprie esigenze;
Il quadro prenotazioni o planning
è un foglio a quadretti molto utile e di facile gestione. Esso
riporta sulle righe le camere con le rispettive caratteristiche e sulle colonne i giorni del mese. Per
registrare una prenotazione si individua la riga relativa alla camera assegnata e, in corrisponden-
za di questa, si traccia una linea che inizia dal quadratino corrispondente al giorno di arrivo e
termina in quello corrispondente al giorno di partenza. Nell’attribuzione della camera, l’addetto
deve verificare che il cliente non abbia fatto richiesta di una camera specifica.
Le carte di appoggio, cui la prenotazione fa riferimento, devono essere conservate in un raccogli-
tore o rubrica in ordine cronologico, in modo che ogni sera sia possibile controllare gli impegni
relativi ai clienti attesi per l’indomani. Il mattino successivo le carte di appoggio saranno in una
cartellina a portata di mano dell’addetto al ricevimento.
Prenotazione generica
: per il cliente una camera vale l’altra purché possieda le caratteristiche indicate.
Prenotazione specifica
: il cliente fa richiesta di una camera in particolare.
L
A
REGISTRAZIONE
DELLA
PRENOTAZIONE
Qualunque sia il vettore utilizzato dal cliente per prenotare una camera, il front office
dell’albergo deve procedere subito alla registrazione della prenotazione. La modulistica
manuale è sempre meno utilizzata preferendo le strutture, anche le più piccole, dotarsi
di sistemi di gestione automatizzata ben più rapidi.
Il foglio di prenotazione (planning) è sostituito da pagine video che riproducono esatta-
mente il cartaceo e le procedure da seguire all’arrivo di una prenotazione sono simili a
quelle eseguite manualmente. L’addetto al front office inserisce però i dati del cliente una
sola volta, in quanto il sistema aggiorna automaticamente tutte le scritture interessate.
Qualunque sia il sistema di registrazione utilizzato, alcuni dati restano indispensabili per
la prenotazione:
•
date di arrivo e di partenza;
•
quantità e tipologia delle camere;
•
pax e arrangiamento desiderato;
•
tariffa praticata ed eventuali agevolazioni;
•
eventuale caparra;
•
scadenza opzione e time limit;
•
recapito telefonico del cliente.
069_75_UD1_HOTEL .indd 71
15/02/