Il
sistema informativo delle imprese
ha subito una profonda evoluzione
che ha trasformato il modo di produrre
e di gestire le informazioni. Il candidato,
dopo aver illustrato il concetto e
le finalità del sistema informativo
nonché i riflessi che su di
esso ha avuto l’avvento delle
tecnologie informatiche, si soffermi
sul ruolo dell’attività
amministrativa nell’impresa
informatizzata.
La trattazione deve poi essere integrata
sviluppando i seguenti punti:
• la funzione informativa del
bilancio;
• le relazioni tra contabilità
generale e contabilità gestionale
con riferimento al caso di un’azienda
che inizi nell’anno n la costruzione
in economia di un impianto e ne termini
la realizzazione nell’esercizio
n1. Presenti poi al riguardo le scritture
contabili e indichi le voci di bilancio
(Stato patrimoniale e Conto economico)
ad esse collegate.
SVOLGIMENTO
Il
sistema informativo aziendale e il
ruolo dell’attività amministrativa
nell’impresa informatizzata
Il sistema
informativo aziendale
può essere definito come l’insieme
delle persone, dei mezzi e delle procedure
con cui si attuano la raccolta, l’elaborazione,
lo scambio e l’archiviazione
dei dati, al fine di ottenere un flusso
organizzato di informazioni che gli
organi aziendali utilizzano per assumere
le decisioni. Quindi, gli elementi
essenziali del sistema informativo
sono rappresentati:
• dalle informazioni
che vengono raccolte e elaborate per
le esigenze dei vari soggetti;
• dalle procedure
per la gestione delle informazioni
(software);
• dagli strumenti
utilizzati, per lo più di tipo
informatizzato, per la raccolta e
le trasmissioni dei dati;
• dalle persone
che si occupano della raccolta, elaborazione
e archiviazione delle informazioni.
Il contributo che il sistema informativo
fornisce al processo decisionale è
particolarmente rilevante nella fase
di ricerca
e analisi dei dati
e nella fase della elaborazione delle
alternative per l’assunzione
delle decisioni. Il sistema informativo
è, quindi, un supporto all’attività
decisionale e deve soddisfare le esigenze
dei destinatari delle informazioni.
Le informazioni prodotte dal sistema
informativo possono essere contabili,
se hanno espressione monetaria e utilizzano
il conto come strumento per la rappresentazione
dei dati, e extracontabili,
se riguardano l’azienda e il
mercato e si avvalgono di strumenti
diversi come grafici, rapporti informativi,
ecc. Le prime sono ottenute in via
continuativa, mentre le seconde solo
di volta in volta a seconda delle
necessità.
Con l’avvento delle tecnologie
informatiche la raccolta e la gestione
delle informazioni aziendali hanno
subito un continuo rinnovamento. L’impiego
del
computer
prima e il ricorso alla multimedialità
poi hanno profondamente mutato il
sistema informativo delle aziende.
Oggi si può facilmente accedere
a masse di informazioni fino a qualche
tempo fa assolutamente impensabili.
I vantaggi prodotti dall’informatica
e dalla telematica
sono rilevanti per la possibilità
di ottenere informazioni in tempo
reale e a costi sempre più
contenuti, senza contare che la gestione
informatica del sistema informativo
permette il coordinamento tra le varie
funzioni aziendali e ne rende più
efficace il controllo.
In definitiva, l’evoluzione
tecnologica che caratterizza la gestione
dei sistemi informativi ha reso ancora
più importante il loro ruolo.
Le reti telematiche multimediali (Internet,
Intranet e Extranet) sono ormai entrate
nell’uso quotidiano delle imprese.
Intranet
consente di diffondere all’interno
dell’azienda una serie di informazioni,
quali circolari, listini, disegni
tecnici ecc., attraverso l’utilizzo
delle tecnologie, dei software e degli
standard di internet.
Le reti Extranet
collegano l’azienda con i suoi
interlocutori più importanti,
come clienti e fornitori. Internet
permette l’interscambio di informazioni
dell’azienda con l’ambiente
generale mediante, per esempio, l’allestimento
di un sito in cui viene illustrata
l’attività dell’azienda.
L’attività
amministrativa,
che ha il compito di gestire all’interno
dell’azienda il sistema informativo,
si occupa di tutte le problematiche
di carattere economico
e finanziario
della gestione. Quindi, produce informazioni,
offre assistenza alle altre funzioni
aziendali e ottimizza la gestione
delle risorse finanziarie. Il ruolo
dell’attività amministrativa
è profondamente mutato rispetto
al passato; essa, infatti, è
andata assumendo un’importanza
crescente.
Accanto ai tradizionali compiti di
tenuta
delle scritture contabili
e di produzione di documentazione
a consuntivo – cioè dopo
che i fatti si sono verificati –
troviamo, tra i compiti più
recenti dell’attività
amministrativa, un’attività
di programmazione
e pianificazione
che richiede informazioni in via preventiva
e la produzione di informazioni in
fase concomitante, cioè mentre
i processi gestionali si sviluppano.
Le funzioni dell’attività
amministrativa sono dunque le seguenti:
• tenuta della contabilità
generale e formazione del bilancio
d’esercizio;
• sviluppo della pianificazione
strategica per fornire all’azienda
gli strumenti per impostare la gestione
futura;
• sviluppo del controllo di
gestione attraverso la contabilità
analitica,
il budget
e il reporting;
• gestione della finanza aziendale
per reperire convenientemente e per
gestire razionalmente le risorse finanziarie.
I moderni sistemi informativi rivestono
un ruolo fondamentale nell’ambito
dell’attività amministrativa,
migliorandone la qualità e
l’efficienza. È evidente
che, in questo contesto, per gli addetti
alla funzione amministrativa è
indispensabile possedere come requisiti
fondamentali la conoscenza dei supporti
informatici e la capacità di
utilizzo dei programmi, che possono
variare da azienda ad azienda, ma
che in generale si riferiscono alla
contabilità integrata.
La
funzione informativa del bilancio
d’esercizio
Il bilancio d'esercizio è un
documento di derivazione contabile
che ha il compito di fornire alle
varie categorie di soggetti interessati
informazioni sulla situazione patrimoniale,
finanziaria ed economica dell’azienda
al termine del periodo amministrativo.
Il bilancio è composto dallo
Stato
patrimoniale,
per il quale il legislatore italiano
ha scelto la forma
a sezioni divise,
dal Conto
economico
in “forma
scalare”
con la classificazione dei costi per
natura
e dalla Nota
integrativa
che ha lo scopo di spiegare e motivare
le scelte compiute dagli amministratori
e di descrivere in modo analitico
le voci dei due precedenti prospetti.
L’uniformità degli schemi
di bilancio permette la comparabilità
degli stessi nel tempo
e nello spazio,
migliorando la funzione informativa
in merito all’andamento dell’impresa.
La comparabilità
nel tempo
significa che, secondo quanto previsto
dall’art. 2423 del Codice Civile,
per ogni voce deve essere indicato
l’importo della voce corrispondente
dell’esercizio precedente.
La comparabilità
nello spazio,
invece, significa che, poiché
tutte le società devono redigere
il bilancio secondo lo stesso schema,
il bilancio di un’impresa diventa
facilmente confrontabile con quello
di un’altra impresa.
Un ruolo molto importante nella funzione
informativa del bilancio d’esercizio
è quello assunto dalla Nota
integrativa,
che deve riportare – tra l’altro
– i movimenti intervenuti nelle
voci dell’Attivo e del Passivo,
specificando le cause che li hanno
determinati.
Altri documenti di grande rilevanza,
che i principi contabili nazionali
richiedono soprattutto per le società
di grandi dimensioni, sono il Rendiconto
finanziario
– che mette in evidenza le fonti
e gli impieghi delle risorse finanziarie
e le variazioni intervenute nella
situazione patrimoniale e finanziaria
– e il Prospetto
delle variazioni nelle poste del patrimonio
netto
che evidenzia in modo dettagliato
i movimenti verificatisi nel corso
del periodo amministrativo nelle diverse
voci che compongono il Patrimonio
netto (Capitale sociale, Riserve e
Utile o perdita d’esercizio).
Importanti elementi, che completano
la funzione informativa del bilancio
nel tempo, sono contenuti nella Relazione
sulla gestione.
Questa, infatti, fornisce elementi
utili per la valutazione delle prospettive
dell’impresa e riporta eventuali
fatti significativi accaduti tra la
chiusura del bilancio e il momento
in cui si redige la relazione stessa.
Relazioni
tra Contabilità generale e
Contabilità di gestione o analitica
Per formare il valore dei beni
realizzati in economia
da iscrivere in bilancio, è
necessario ricorrere a quella parte
del sistema informativo che è
la Contabilità
di gestione
o analitica.
Infatti, durante l’esercizio
l’azienda rileva in Contabilità
generale
i costi per l’acquisto di materiali
e servizi, i costi del personale,
ecc. classificati
per natura,
cioè con riferimento al tipo
di fattore acquisito e non in base
alla loro destinazione
alle varie produzioni attuate. Quindi,
a livello di Contabilità generale,
non vi è alcuna separazione
tra i costi che si sostengono per
le produzioni destinate alla vendita
e i costi che riguardano la costruzione
in economia di beni strumentali. Così
a fine periodo in Contabilità
generale tutti i costi dei fattori
d’esercizio vengono riepilogati
nel CONTO ECONOMICO GENERALE, come
componenti negativi di reddito, indipendentemente
dalla loro destinazione.
Quando l’azienda inizia la fabbricazione
interna di un bene strumentale, la
Contabilità gestionale –
che
si occupa della determinazione dei
costi e dei ricavi di prodotto e dei
risultati di singole produzioni
– provvede a registrare su una
apposita scheda tutti i costi sostenuti
per realizzare quel bene. In linea
generale, i beni costruiti in economia
vanno iscritti in contabilità
valutandoli al costo
di produzione,
valore che comprende elementi oggettivamente
determinabili (ad esempio, i costi
dei materiali) ed elementi che derivano
da ipotetiche ripartizioni di costi
che sono riferibili all’insieme
delle produzioni attuate dall’azienda
(quote di ammortamento). A fine periodo,
in sede di scritture di assestamento,
i costi sostenuti per le costruzioni
interne risultanti dalla contabilità
gestionale, vengono patrimonializzati,
cioè portati a formare il valore
di bilancio dei beni realizzati. Con
la patrimonializzazione
l’azienda rileva una rettifica
ai costi di esercizio, sospendendo
e rinviando ai futuri esercizi un
complesso
indistinto di costi
che rappresenta il valore del bene
costruito in economia. La rettifica
si rileva in Avere del conto COSTRUZIONI
IN ECONOMIA (che in sede di riepiloghi
di fine periodo sarà girato
in Avere del CONTO ECONOMICO GENERALE),
mentre come contropartita si avrà
in Dare:
• il conto IMPIANTI o il conto
MACCHINARI, se la costruzione è
iniziata e ultimata nello stesso esercizio;
• il conto IMPIANTI IN COSTRUZIONE
o MACCHINARI IN COSTRUZIONE, se la
realizzazione del bene è iniziata
nell’esercizio, ma non è
ancora stata ultimata.
ESEMPIO
La
ABC S.p.A. inizia nel corso dell’esercizio
n
la costruzione in economia di un impianto
sostenendo i seguenti costi rilevati
dalla Contabilità gestionale:
• costi per materiali euro 7.210;
• costi per il personale euro
3.100;
• costi indiretti industriali
euro 2.070.
Nel successivo esercizio n1
la società termina la realizzazione
dell’impianto, per il quale
gli ulteriori costi rilevati dalla
Contabilità gestionale sono:
• costi per materiali euro 4.560;
• costi per il personale euro
2.340;
• costi indiretti industriali
euro 1.830.
Alla fine dell’esercizio n
la costruzione del bene non risulta
ultimata, pertanto sul libro giornale
la società registra la rettifica
ai costi, precedentemente rilevati
per
natura,
con la seguente scrittura
31/12
31/12 |
0311
2301 |
impianti
in costruzione
xxcostruzioni
in economia |
impianto
in corso di costruzione
impianto in corso di costruzione |
12.380,00
|
12.380,00
|
Nell’esercizio n1,
nel momento in cui l’impianto
viene ultimato, si patrimonializzano
i costi sostenuti per completare la
costruzione interna e si stornano
i costi patrimonializzati nel precedente
periodo amministrativo:
|
../..
../..
../.. |
0303
0311
2301 |
impianti
xximpianti
in costruzione
xxcostruzioni
in economia
|
ultimazione
imp. costruito in economia
ultimazione imp. costruito in
economia
ultimazione imp. costruito in
economia |
21.110,00
|
12.380,00
8.730,00
|
